Η επικοινωνία μέσω e-mail αποτελεί αναγκαιότητα για τους περισσότερους εργαζόμενους σε γραφεία και προκαλεί πολύ άγχος. Το 60% των ανθρώπων δηλώνει ότι ο όγκος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που λαμβάνει στη δουλειά του προσθέτει άγχος στην ημέρα του, σύμφωνα με έρευνα που διεξήχθη σε 2.000 εργαζόμενους γραφείου στις ΗΠΑ από την Babbel, την πλατφόρμα εκμάθησης γλωσσών.

Η κακή επικοινωνία και οι πιθανές συνέπειες είναι πολλές: Το 88% των ανθρώπων λέει ότι έχει μετανιώσει για το περιεχόμενο και το ύφος ενός email αμέσως μετά την αποστολή του, και το 28% λέει ακόμη ότι ένα email έχει βλάψει την καριέρα του.

«Η έρευνά μας αποκαλύπτει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν σημαντική πηγή εργασιακού άγχους», λέει ο Esteban Touma, ειδικός σε θέματα πολιτισμού και γλωσσολογίας στην Babbel.

Επιπλέον, «ο επίσημος και μόνιμος χαρακτήρας τους έρχεται σε αντίθεση με σχεδόν κάθε άλλο μέσο επαγγελματικής επικοινωνίας που χρησιμοποιείται σήμερα, με δυνητικά καθοριστικές για την καριέρα συνέπειες».

Ως ειδικός σε θέματα γλώσσας, ο Touma λέει στο CNBC Make It ότι συχνά βλέπει τους ανθρώπους να κάνουν δύο μεγάλα λάθη όταν γράφουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Διαβασε ακομα

Η τεχνολογία «τρώει» τον χρόνο μας κι εμείς νομίζουμε ότι το ελέγχουμε

Τυπογραφικά και γραμματικά λάθη

Το πρώτο μεγάλο λάθος που βλέπει συχνά ο Touma είναι όταν οι άνθρωποι αμελούν να διορθώσουν και να επεξεργαστούν διεξοδικά τα μηνύματα.

«Τα τυπογραφικά λάθη, τα γραμματικά λάθη και οι ασαφείς διατυπώσεις μπορούν να μειώσουν τον επαγγελματισμό και την αποτελεσματικότητα του μηνύματος, καθιστώντας το νόημα θολό και ασαφές», λέει.

Το λάθος αυτό μπορεί εύκολα να σπάσει τα νεύρα των συναδέλφων σου: Σχεδόν οι μισοί, το 48%, των ατόμων που συμμετείχαν στην έρευνα δήλωσαν ότι κρίνουν τα τυπογραφικά λάθη στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εργασίας πιο αυστηρά από ό,τι θα μπορούσαν να κρίνουν σε πλατφόρμες συνομιλίας όπως το Slack ή το Teams.

Για να αποφύγεις αυτό το λάθος, αφιέρωσε χρόνο για να διορθώσεις τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν πατήσεις αποστολή, λέει ο Touma. Αυτό μπορεί να σε βοηθήσει να εντοπίσεις ορθογραφικά λάθη και ακούσια ψηφιακά λάθη, όπως όταν η αυτόματη διόρθωση αλλάζει το όνομα του παραλήπτη.

Δώσε προσοχή και στη στίξη. Ένα λάθος κόμμα μπορεί να αλλάξει εντελώς το νόημά σας. Για παράδειγμα, ο Touma λέει: «Ας προγραμματίσουμε ένα τηλεφώνημα όταν θα έχεις λίγο χρόνο να σκοτώσεις, Μπράιαν» απευθύνεται ευγενικά στον Μπράιαν. Αλλά το «Ας προγραμματίσουμε ένα τηλεφώνημα όταν έχεις λίγο χρόνο, για να σκοτώσεις Μπράιαν», ξαφνικά γίνεται πολύ πιο δυσοίωνο.

Διαβασε ακομα

Γιατί η ευγένεια στη δουλειά αποδίδει

Ασαφή μηνύματα

Ένα άλλο μεγάλο λάθος που κάνουν οι άνθρωποι στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους είναι ότι αποτυγχάνουν να διατυπώσουν το μήνυμά τους με σαφήνεια.

Η πολυλογία ή η χρήση ορολογίας και διφορούμενης γλώσσας μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, καθυστερήσεις και απογοήτευση, λέει ο Touma.

Αντ’ αυτού, να είσαι περιεκτικός και συγκεκριμένος στα μηνύματά σου. Τρεις τρόποι για να το πετύχεις αυτό είναι η χρήση σαφών γραμμών θέματος, η λογική οργάνωση των πληροφοριών και η παροχή σαφών σημείων δράσης που μπορούν να βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη μεταφορά του μηνύματός σου, λέει ο Touma.

Μπορεί να είναι δύσκολο να μεταφέρεις τόνο και συναίσθημα μέσω των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γεγονός που μπορεί να κάνει το μήνυμα να φαίνεται ψυχρό. Αλλά να είσαι προσεκτικός όταν εισάγεις χιούμορ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το κάνεις μόνο όταν είναι κατάλληλο, ανάλογα με το πλαίσιο του μηνύματος και σε ποιον το στέλνεις.

Με πληροφορίες από CNBC